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就業規則の作成義務があるのはどんな会社？
企業経営において、就業規則は従業員の権利と義務を明確にし、円滑な労使関係を構築するための重要な文書です。しかし、すべての会社に就業規則の作成義務があるわけではありません。本記事では、就業規則の作成義務がある会社の条件や、作成義務がない場合でも就業規則を作成することのメリットについて詳しく解説します。
目次
就業規則とは
就業規則とは、労働時間、賃金、退職などに関する労働条件や、従業員の服務規律などについて、会社の基本的なルールを明文化したものです。具体的には、勤務時間、休憩、休日、休暇、給与、昇給、賞与、退職金、懲戒処分などの労働条件や、職場での行動規範、セクハラ・パワハラの防止策、個人情報の取り扱いなどが含まれます。
就業規則は、従業員の権利を保護するとともに、会社の秩序を維持し、公平で効率的な労務管理を行うための基礎となる重要な文書です。また、労使間のトラブルを未然に防ぎ、問題が発生した際の対応の指針となる役割も果たします。
就業規則の作成義務がある会社
労働基準法では、一定の条件を満たす会社に対して就業規則の作成義務を課しています。具体的には、以下の条件に該当する会社は就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出る必要があります。
常時10人以上の従業員を使用する会社
就業規則の作成義務の最も基本的な基準は、常時10人以上の従業員を使用しているかどうかです。ここでいう「従業員」には、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなども含まれます。つまり、雇用形態に関わらず、労働契約を結んでいる労働者が10人以上いる場合、その会社には就業規則の作成義務があります。
「常時」の解釈
「常時」という言葉の解釈には注意が必要です。これは必ずしも毎日10人以上の従業員が勤務していなければならないという意味ではありません。例えば、基本的に10人以上の従業員を雇用しているが、閑散期には10人を下回ることがあるという場合でも、年間を通じて平均的に10人以上の従業員を使用していると判断される場合は、就業規則の作成義務があると解釈されます。
パートタイマーやアルバイトの計算方法
労働基準法の定める「常時10人以上」を計算する際、正社員だけでなく、契約社員やパートタイマー・アルバイトなど雇用形態が異なる従業員についても、常時使用されているのであれば、含めて計算します。
例えば、常時使用しているのが正社員5名、有期契約のパートタイマー3名、同じく有期契約アルバイトが3名の場合、5＋3＋3＝11人となり、常時10人以上を満たすため、就業規則の作成義務が生じます。
就業規則の作成義務に違反するとどうなる？
常時10人以上の従業員を使用する事業場では、就業規則の作成義務があります。この場合、就業規則の作成は単なる形式的な手続きではなく、法的な義務を伴う重要な事項です。では、就業規則の作成義務に違反するとどうなるのでしょうか。
まず、労働基準法に基づく罰則があります。就業規則の作成義務に違反した場合、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金が科される可能性があります。これは会社（法人）に対する罰則であり、代表者個人が罰せられるわけではありませんが、会社の信用に関わる問題となります。
さらに、労働基準監督署の是正勧告を受ける可能性があります。是正勧告を受けた場合、速やかに就業規則を作成・届出する必要があり、対応が遅れると更なる処分につながる恐れがあります。
また、就業規則がないことで労使間のトラブルが発生するリスクも高まります。労働条件が明確でないため、解雇や懲戒処分の際に適切な手続きを踏めず、訴訟リスクが増大する可能性があります。
加えて、就業規則の不備は従業員の信頼低下につながり、人材の確保や定着に悪影響を及ぼす可能性があります。優秀な人材を引き付け、長期的に活躍してもらうためにも、明確な就業規則の存在は重要です。
このように、就業規則の作成義務違反は法的リスクだけでなく、企業経営全体に様々な悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、対象となる企業は速やかに就業規則を作成し、適切に運用することが求められます。
就業規則の作成義務がない会社
常時使用する従業員が10人未満の会社には、法律上の就業規則作成義務はありません。しかし、従業員が9人以下であっても、就業規則を作成することには多くのメリットがあります。
就業規則作成のメリット
作成義務がない場合でも、就業規則を作成することで以下のようなメリットが得られます：
- 労使間のトラブル予防 明確なルールを設けることで、労使間の認識の齟齬を防ぎ、トラブルを未然に防ぐことができます。
- 公平な労務管理 統一された基準に基づいて従業員を管理することで、公平性を保つことができます。
- 会社の成長に備えた準備 将来的に従業員が10人以上になった際にスムーズに対応できます。
- 従業員の帰属意識向上 会社のルールや方針を明確にすることで、従業員の帰属意識が高まる可能性があります。
- 労務管理の効率化 基本的なルールが文書化されていることで、日々の労務管理が効率的に行えます。
就業規則の作成・変更時の注意点
就業規則を作成または変更する際は、以下の点に注意する必要があります：
従業員の意見聴取
就業規則の作成義務がある会社では、就業規則の作成・変更時に、従業員の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は従業員の過半数を代表する者の意見を聴く必要があります。この手続きは、従業員の権利を保護し、公平な就業規則を作成するために重要です。
労働基準法との整合性
就業規則の内容は、労働基準法をはじめとする労働関係法令に反してはいけません。例えば、法定労働時間を超える労働を義務付けたり、法定の休日を下回る休日を設定したりすることは認められません。
合理的な内容であること
就業規則の内容は、社会通念上合理的なものでなければなりません。不当に従業員の権利を制限したり、過度に厳しい規律を設けたりすることは避けるべきです。
周知義務
就業規則を作成・変更した場合、会社には従業員への周知義務があります。具体的な周知方法としては、以下のようなものがあります。
- 各従業員への書面の交付
- 各事業場の見やすい場所への掲示・備え付け
- イントラネットへの掲載（従業員がいつでも閲覧可能な状態にする）
就業規則の記載事項
就業規則には、絶対的記載事項と相対的記載事項、任意的記載事項があります。
絶対的記載事項
以下の項目は、必ず就業規則に記載しなければなりません。
- 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇に関する事項
- 賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締切り・支払いの時期に関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
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相対的記載事項
以下の項目は、会社で定める場合には就業規則に記載する必要があります。
- 退職手当に関する事項
- 臨時の賃金・最低賃金額に関する事項
- 従業員の食費・作業用品などの負担に関する事項
- 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償・業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰・制裁に関する事項
- その他、当該事業場の従業員全員に適用される事項
任意的記載事項
任意的記載事項は、法律で明確に定められてはいませんが、会社の運営上必要と判断される事項です。これらは会社の裁量で自由に記載することができます。
任意的記載事項の例としては以下のようなものがあります：
- 服務規律に関する詳細な規定
- 福利厚生に関する事項
- 知的財産権の取り扱いに関する事項
- 副業・兼業に関する方針
- テレワークや柔軟な勤務形態に関する規定
- ハラスメント防止に関する詳細な方針
- 個人情報保護に関する規定
- 社内コミュニケーションや情報共有に関するガイドライン
就業規則作成の流れ
就業規則を作成する際は、以下のような流れですすめることをおすすめします。
- 現状の労働条件の確認 現在の労働条件や慣行を整理し、文書化します。
- 法令との整合性チェック 現状の労働条件が労働関係法令に適合しているか確認します。
- 就業規則の草案作成 法令に適合した形で、会社の方針や理念を反映させた就業規則の草案を作成します。
- 従業員の意見聴取 労働組合や従業員代表の意見を聴取し、必要に応じて修正を加えます。
- 最終版の作成 意見聴取を踏まえて最終版を作成します。
- 労働基準監督署への届出 作成した就業規則を労働基準監督署に届け出ます。
- 従業員への周知 完成した就業規則を従業員に周知します。
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まとめ
就業規則の作成義務は、常時10人以上の従業員を使用する会社に課せられています。しかし、たとえ法律上の義務がなくても、就業規則を作成することには多くのメリットがあります。労使間のトラブル予防や公平な労務管理、会社の成長に向けた準備など、就業規則は会社経営において重要な役割を果たします。
就業規則の作成・変更に当たっては、従業員の意見聴取や法令との整合性確認など、守るべき手続きがあります。これらを適切に行うことで、従業員の権利を保護しつつ、会社の秩序を維持する効果的な就業規則を作成することができます。